Ciel mon SIRH !

9 janvier 2014 Revenir à la liste

2013  - l’année aura confirmé la tendance générale vers le Cloud et pour le SIRH en particulier, vers l’utilisation de logiciels loués dits « Software as a Service » (SaaS).

Le temps est-il venu de propulser son Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) vers le ciel ?

 

Le SaaS pour les RH, mode ou norme ?

Certains ont cru – ou croient encore – que le SaaS n’est qu’une mode, un concept, pour les PME, pas adapté à la spécificité d’une entreprise ou s’interrogent sur ses bénéfices, ses garanties en matière de sécurité ou de confidentialité.

  • Mode ou norme

Les faits et les chiffres parlent d’eux mêmes. Tous les éditeurs RH ont une solution SaaS et investissent désormais la majorité de leur budget R&D sur les solutions SaaS. Il ne se passe pas un jour sans que les uns et autres redoublent d’annonces marketing. Les valorisations des éditeurs « Pure SaaS » (comprendre ceux qui ne proposent qu’une offre basée sur une plateforme unique, une seule application partagée, accessible simplement via un navigateur, à la souscription) connaissent des niveaux stratosphériques qui, s’ils n’ont rien de rationnels et sont discutables en l’état, traduisent un signal disruptif, un changement de fond dans les habitudes, une « nouvelle norme ». 

  • Pour les PME ?

Les PME et ETI ont en effet été parmi les premiers acteurs à adopter les solutions SaaS RH. Néanmoins depuis plusieurs années déjà, et avec un exemple donné à partir des Etats Unis, les plus grands groupes mondiaux adoptent à marche accélérée des solutions SaaS dans le domaine de la communication, du CRM, des Ressources Humaines et maintenant de la Finance.

  • Pas adapté à une entreprise très spécifique ?

Les solutions SaaS RH modernes -  celles qui ont une architecture correctement pensée à l’origine - ont une très grande puissance de configuration, au moins équivalente au standard des solutions traditionnelles. Il n’est bien-sûr pas possible de créer des développements spécifiques. La transformation des SIRH vers des solutions SaaS complètes s’appuie donc aussi sur un souhait de simplification et d’harmonisation. On évite en effet surtout de chercher à simplement répliquer l’existant de l’ancien système trait pour trait.

  • RH : des données sensibles. Où sont les données, comment garantir la sécurité ?

De très nombreux groupes mondiaux, parmi les plus exigeants dans ce domaine, y compris des institutions financières mondiales ou des organismes public, ont migré leur SIRH vers une solution SaaS. Cette question parfaitement légitime est traitée par les plus grands éditeurs avec toute l’attention et les garanties suffisantes. L’excellence dans ce domaine est simplement juste vitale pour ces éditeurs.

Pourquoi donc cet engouement ?

Les éditeurs SaaS sont nés à partir de 2005 et n’ont eu une version correcte qu’en 2007 – 2008. Pourquoi donc observe-t-on cette adoption fulgurante dans une période de début de crise et pour un secteur (le SIRH) qui a souvent été le parent pauvre des investissements et le dernier de la classe ? 

Ces dernières années ont forcé les entreprises à vivre différemment : Innover en permanence, se différencier ; réduire ou maitriser ses coûts ; piloter, anticiper et prévoir ; faire (de nouveau ?) attention à ses collaborateurs, recréer le lien entreprise – collaborateur, être plus agile, moins hiérarchique, plus collaboratif, …

Trois principaux déclencheurs (ou une combinaison d’entre eux) initient les projets SaaS pour le SIRH 

  • La simple réduction de coûts – le SaaS permettant, dans de nombreux cas, une réduction des coûts de 30 à 50% et les bénéfices d’une variabilité de coûts applicatifs ;
  • Un besoin spécifique – Plusieurs solutions SaaS permettent de traiter un ou plusieurs processus RH en particulier (recrutement, formation, évaluation, …) dans une approche modulaire, souvent temporaire (très vite resurgissent les questions d’intégration des processus, d’efficacité, d’interconnexion de multiples solutions, de coût, de maintien des interfaces/connecteurs, de workflows, de maintien de la structure organisationnelle, …)
  • Une véritable transformation managériale - Les entreprises pour lesquelles la gestion des Hommes est une composante importante du succès, de l’innovation, de l’engagement, de la gestion des talents et de la performance se transforment, mettent en place une stratégie RH qui sert ces enjeux, appuyée par la technologie moderne et agile apportée par les solutions SaaS.

De plus le SIRH SaaS permet :

  • d’offrir l’opportunité de mettre l’ensemble des outils RH dans un mode d’amélioration continue,
  • et de réduire le coût opérationnel de l’exécution des processus (automatisation, harmonisation, accès direct au SI, dématérialisation, reconfiguration agile et quasi temps réel des processus, mobilité).

L’amélioration des processus et de leur efficacité explique souvent les retours sur investissements importants.

Le SIRH 2014 - …

De manière simplifiée, il se dirige vers une architecture simple :

  • Une gestion documentaire dématérialisant la majorité des documents du dossier collaborateur (contrats, bulletins de salaires, documents RH, ..) ;
  • Un intranet collaboratif – intranet, portail et Réseau social d’entreprise ;
  • La gestion administrative, la gestion de l’organisation (core HR) sur une plateforme SaaS, unifiée ou progressivement unifiée pour l’ensemble des processus Talent Management ;
  • Une paie et une Gestion des temps (GTA) pays par pays sur une solution logicielle traditionnelle (souvent pour continuer à amortir un investissement) ; via un service externalisé sur une plateforme propriété de l’outsourceur ou un processus externalisé basé sur une solution SaaS.
  • Un back office outillant la fonction RH et sa communication avec les collaborateurs.

 

L’ensemble appuyé souvent sur la recherche d’une solution SaaS RH la plus unifiée, dans une optique d’efficacité des processus, d’intégrité et d’optimisation des coûts.

 

Gestion Administrative : to Cloud or not to Cloud ?

Chaque situation est à analyser avec ses propres caractéristiques, son histoire, ses ambitions et doit mener à des conclusions et actions qui lui sont propres. 

D’une manière générale, on rencontre 3 types de réflexions :

  • Quelques processus de gestion des Talents via une ou plusieurs solutions SaaS, la gestion administrative (dossier salarié), gestion de l’organisation, paie et Gestion des temps et activités (GTA) restant sur des solutions traditionnelles ;
  • Une approche hybride mariant une ou plusieurs solutions SaaS (couvrant la gestion des Talent et la gestion administrative) avec une ou plusieurs solutions logicielles traditionnelles (souvent pour la paie, la gestion des temps) internes ou externalisés.
  • Une approche « full SaaS » pour la majeure partie SIRH (Analytics, Talent, Core HR, Paie, GTA)

Dans tous les cas, une attention particulière doit en outre être portée aux connecteurs (interfaces) mis à disposition et maintenant par les éditeurs SaaS.

 

Quels bénéfices à une gestion administrative sur une solution SaaS ?

Lors que l’on interroge les entreprises qui ont fait le choix de migrer leur Gestion administrative vers une technologie SaaS les bénéfices suivants ressortent :

  • les solutions Core HR SaaS ont permis de réaliser ce qui n’avait pas été possible avec des solutions traditionnelles : une base globale, unifiée et harmonisée pour l’ensemble de l’entreprise et ses filiales dans les différents pays, dans des conditions de délais et coûts raisonnables ;
  • une base de gestion administrative solide est le socle nécessaire à une gestion agile basée des fondations robustes ;
  • l’accès au SIRH sur les médias mobiles et une décentralisation accrue de certains processus RH,
  • l’accès au reporting temps réel intégré dans les écrans de gestion et permettant une accélération des décisions opérationnelles,
  • l’agilité dans la configuration des processus et l’alignement du SIRH avec les besoins immédiats de l’entreprise,
  • une amélioration continue par l’accès aux nouvelles fonctionnalités livrées à fréquence régulière...

 

Par où commencer ?

Le point départ doit être centré la stratégie de l’entreprise et la manière dont la stratégie RH doit la décliner. L’étape suivante est de déterminer la valeur ajoutée attendue et la manière dont on va la mesurer (concrètement) via des indicateurs chiffrés. Enfin, on déterminera, en fonction des alternatives possibles, la transformation rendue nécessaire en matière d’organisation, de processus et le schéma SIRH d’ensemble pour supporter cette stratégie.