Formation des utilisateurs Workday : adoptons la formation digitale !

14 mai 2020 Revenir à la liste

Mercer-everBe accompagne la transformation digitale et l’innovation des entreprises afin qu’elles puissent mobiliser leurs talents, qu’elles atteignent leurs résultats rapidement et qu’elles gagnent en agilité grâce à des technologies modernes. Dès lors que le projet est mis en place au sein de vos entreprises, nous vous proposons des formations sur la solution, très utiles également dans des contextes d’activités post-déploiement.

Dans ce billet, nous vous proposons de partir de l’idée que la période que nous traversons offre un certain nombre d’opportunités de renouveau, notamment en ce qui concerne la collaboration à distance. Nous esquissons ci-dessous quelques pistes intéressantes de transformation de la formation présentielle des utilisateurs de Workday en parcours 100 % en ligne.

L’éditeur Workday a d’ailleurs rapidement mis à disposition de ses clients et partenaires une boîte à outils, dont l’objectif était de sécuriser la réussite des projets de déploiement dans des contextes distanciels.

Au regard des outils disponibles et des retours d’expériences, il est assez aisé d’envisager la gestion d’un grand nombre d’activités à distance. Cependant, certains types d’activités peuvent paraître incompatibles avec ce mode de fonctionnement. Les deux exemples les plus évidents sont les ateliers de conception de la solution et la conduite du changement. Le premier par son aspect collaboratif, le deuxième par l’importance accordée à la fréquence et à la qualité des interactions.

L’approche distancielle des ateliers de conception nécessitant une analyse dédiée, nous nous focaliserons ici sur la conduite du changement, et plus particulièrement, sur la formation. 100 % des projets Workday délivrés avant la crise sanitaire comportaient une brique d’apprentissage présentielle intégrant la formation des équipes projet et des experts RH et Finance. Sur ce point, aucun de nos clients n’avait jusque-là pris le risque de basculer en distanciel. Alors, comment peut-on procéder pour minimiser, voire faire disparaître, les inconvénients du confinement qui pèsent sur la formation présentielle ? Comment challenger une « bonne pratique » si bien établie ?

Tout d’abord, la recherche nous encourage à développer les modalités distancielles de formation. Ainsi, Josh Bersin dans son article « A New Paradigm For Corporate Training : Learning In The Flow of Work » ([i]) pose le “digital learning” (la formation en ligne) et le “Learning in the Flow of Work” (la formation sur le lieu du travail) comme deux tendances fortes et incontournables de la formation professionnelle, sur la période 2018 – 2020. Ces tendances sont confirmées par les professionnels du marché, ainsi que par les études sur les usages – les tutos Youtube sont devenus le canal privilégié d’apprentissage !

Intéressant, cet exemple de Youtube : l’objectif d’un tuto n’est-il pas d’apprendre un geste court, précis et circonscrit dans un contexte particulier ? La formation des RH et de la Finance peut-elle être assimilée à l’apprentissage de gestes courts ? Bien évidemment, pas totalement, et Josh Bersin propose un cadre pour bien faire la différence. En effet, il pose deux types d’apprentissages – le micro-learning (j’ai besoin d’aide maintenant !) et le macro-learning (j’apprends quelque chose de nouveau). Le tuto Youtube et le e-learning sont les outils reconnus pour adresser le micro-learning. Dans l’écosystème Workday, les guides utilisateurs, les vidéos tutorielles et les flyers sont aussi dédiés au micro-learning.

Ainsi, les contenus et les activités pratiques proposés par Mercer-everBe couvrent les deux types d’apprentissage : nous nous focalisons aussi bien sur le geste technique (la transaction), que sur le sens global de la transformation SIRH / SI Finance (rôles et responsabilités, enchaînement de processus de bout-en-bout). Ce sens global (aussi appelé par certains responsables formation « l’intelligence de la tâche ») doit être couvert par des outils de macro-learning, et c’est là que l’opportunité de l’innovation se présente.

Pour le macro-learning, Bersin recommande des cours et des programmes, des classes présentielles ou encore des MOOCs. Ce qui est clé, quelle que soit la modalité retenue, c’est la notion de cohérence et de parcours : le macro-learning doit répondre à la fois à un besoin d’expérience, et d’apprentissage progressif et cohérent.

Mercer-everBe a donc retenu cette notion de progressivité, de cohérence et d’expérience pour tester un nouveau parcours de formation des équipes projet d’un de nos clients. Ce test ayant donné des résultats positifs, voici quelques principes clés pouvant permettre d’assurer une formation efficace, même dans un contexte 100 % distanciel :

  • distanciel oui, mais synchrone ! Le cours présentiel est découpé en « nuggets » de formation, qui sont délivrés à travers des webinaires. Le formateur est donc connecté, et délivre son cours « en live » ;
  • certaines parties du cours présentiel – exposé des principes clés ou introduction des différentes thématiques-, sont transformées en contenus digitaux (vidéos) ou en lectures (envoi du document en amont du webinaire) ;
  • les exercices sont maintenus, mais en dehors des webinaires. Pour cela, un cahier d’exercices est envoyé aux participants dès la fin du webinaire. Cerise sur le gâteau : créer des exercices avec possibilité d’auto-correction, à travers un rapport, par exemple ;
  • le « fun » est plus que jamais de mise ! Dans le webinaire, un outil d’animation de type Klaxoon ou Mentimeter est utilisé pour lancer des tests de connaissances et des quizz de compréhension ;
  • l’ensemble des modalités : webinaires, quizz et exercices, sont espacés dans le temps pour permettre un apprentissage progressif. Pour améliorer l’expérience des participants, le programme peut prendre l’allure d’une « aventure », avec les noms des équipes d’apprenants, des points de bonus en cas de bonnes réponses, et une communication adaptée, donnant un rythme et une structure.

Cette transition de la formation présentielle au mode distanciel synchrone permet d’envisager la formation des experts sous un angle nouveau. Il conviendrait d’estimer, en plus des gains de temps et des gains financiers liés au non déplacement des participants sur les lieux de la formation. Pour se projeter encore plus loin, il semblerait intéressant de capitaliser sur les contenus produits pour concevoir d’autres parcours de formation, pour d’autres populations. Par exemple, envisager la formation des experts « nouveaux entrants » sous ce même angle, pour réduire la charge de la formation de nouveaux entrants qui pèse sur les épaules des équipes support.

Avons-nous réussi à vous convaincre à vous lancer dans l’aventure du distanciel ?

[i] Josh Bersin, A New Paradigm For Corporate Training : Learning In The Flow of Work, publié le 3 juin 2018 et mis à jour le 8 juillet 2018. Disponible sur: https://joshbersin.com/2018/06/a-new-paradigm-for-corporate-training-learning-in-the-flow-of-work/

Par Tatiana Carpentier, Responsable de l'offre Cloud Adoption & Assistance, Mercer everBe