L’organisation du travail face aux impacts de la crise du Covid 19 : comment assurer un déploiement en remote ?

9 juillet 2020 Revenir à la liste

Comment gérer un projet Workday en full remote ? Pourquoi cela fonctionne ? 

En quoi Workday est un atout pour gérer ses ressources humaines et ses finances en remote ?

L’apparition du COVID 19 à l’échelle planétaire a eu et aura bien sûr de nombreuses conséquences, dont nous ne mesurons pas encore complètement l’ampleur. Cependant, comme tous les évènements de cette importance, il s’agit d’une véritable opportunité de repenser, de secouer et in fine de transformer nos habitudes !

Ces remises en question ont été nombreuses et ne manqueront pas de continuer à occuper le devant de la scène dans les prochains mois. Il en est pourtant une à laquelle toutes les organisations ont été confrontées plus rapidement que les autres : l’organisation du travail.  

De nombreuses questions ont surgi :  la présence au bureau est-elle strictement nécessaire ? Une nouvelle organisation efficace est-elle envisageable sur le long terme ?  Quels sont les méthodes et outils sur lesquels s’appuyer? Autant de questions auxquelles ont fait face de nombreuses entreprises du fait de la percée du télétravail dans leurs modes d’organisation.

DES OUTILS TOUJOURS PLUS PERFORMANTS

Heureusement, de nombreux outils sont d’ores et déjà disponibles pour favoriser une gestion de l’entreprise complètement à distance : les outils de communication permettant de réaliser des réunions à distance, les outils de stockage pour partager l’information et les outils de gestion online.

Workday en est un très bon exemple. Cette solution entièrement basée sur le cloud (en mode SaaS) permet de gérer les ressources humaines et les finances de l’entreprise cliente de façon 100% dématérialisée et ce, sans compromettre la sécurisation des données. Toutes les informations sont stockées sur l’outil, les processus s’effectuent sans circulation de papier et sans besoin de consulter ses archives.

Une autre des grandes forces de Workday dans ce contexte de crise généralisée, est de donner accès aux informations sur les ressources humaines et sur les finances de la société en temps réel. Couplé à une grande capacité de reporting, cet accès donne ainsi une image consolidée à date et permet en conséquence de prendre des décisions averties.

Cette capacité, si elle était déjà très appréciée des clients de Workday hier, est aujourd’hui devenu un atout majeur pour répondre aux enjeux que pose cette crise sans précédent.

Enfin, Workday est un outil qui peut être déployé à distance sans difficulté, à travers une collaboration étroite entre les équipes de l’entreprise cliente et de l’équipe de consultants.

NOS RÉFLEXIONS SUR L’ORGANISATION D’UN DÉPLOIEMENT A DISTANCE  

Chez Mercer everBe, l’organisation du travail à distance était déjà, pour diverses raisons, un mode d’organisation coutumier. En effet, la méthodologie Workday se prête bien à une gestion à distance, notamment avec la possibilité de planifier des phases de projet associées à ses livrables. De plus, nos équipes internationales, sont présentes sur plusieurs sites à travers le monde entier (Paris, Bordeaux, Pologne, Allemagne, UK, USA, Afrique du Sud, Corée, etc.) et rendent la collaboration à distance indispensable.

Cependant, certaines étapes du processus de déploiement ne se faisaient que très rarement à distance. C’était le cas par exemple des « design sessions », sur lesquels nous nous concentrerons aujourd’hui.

Ces sessions, d’une durée allant de 2 à 5 jours ont pour objectif de présenter Workday et ses diverses possibilités offertes en terme de configuration, l’occasion également de recueillir les décisions des clients en la matière.

Comment, face à la crise sanitaire, continuer à organiser ces sessions tout en répondant aux impératifs de distanciation sociale, et en maintenant le niveau de qualité attendu par nos clients ?

Maintenir l’attention tout au long des sessions

À distance, l’attention des participants est moins soutenue car il est facile de se laisser distraire. Désireux de proposer un format plus court et plus interactif, nous avons donc repensé les interactions avec nos interlocuteurs.

  • Revoir le format de la journée: en planifiant des sessions plus courtes reparties sur plusieurs jours. Nous avons également proposé à certains de nos clients de dupliquer certaines sessions pour permettre à toutes les personnes ayant des fuseaux horaires différents de participer.
  • Favoriser les interactions: en rythmant autant que possible les présentations de séquences de questions/réponses, ou encore en ajoutant des quizz à la fin de chaque chapitre grâce un outil tel que Klaxoon par exemple (https://klaxoon.com/fr/)

S’assurer de la bonne compréhension de nos interlocuteurs

Notre deuxième axe de réflexion était de faciliter une meilleure compréhension de nos clients.

  • Utiliser les bases d’une bonne communication: en reformulant, en validant régulièrement la bonne compréhension de nos interlocuteurs et en récapitulant à la fin de chaque chapitre les concepts clés et surtout les décisions prises.
  • Illustrer encore plus nos propos: les démonstrations, qui avaient déjà toute leur importance en face-à-face, sont à distance encore plus cruciales pour illustrer les explications du consultant.
  • Revoir nos présentations : pour les rendre plus pédagogiques, avec plus d’exemples concrets. L’objectif étant que le client puisse se référer à ces présentations a posteriori s’il en éprouve le besoin.

Conscient des nombreux enjeux auxquels nous allons encore devoir répondre, nous n’avons de cesse de réfléchir à une amélioration constante de nos pratiques et de nos outils pour faciliter les échanges entre nos clients et nos équipes. Notre capacité à nous transformer et à repenser nos modes d’organisation aujourd’hui ne pourra que nous rendre plus agile pour répondre aux futurs challenges.  

Par Céline F., Consultante Workday, Mercer-everBe